Embaucher son premier salarié est une étape majeure pour tout dirigeant de TPE. C'est aussi un moment stressant : les obligations légales sont nombreuses, les délais sont stricts, et une erreur peut coûter cher. Ce guide vous accompagne pas à pas, de la décision d'embaucher jusqu'à la première fiche de paie.
Avant l'embauche : les préparatifs indispensables
Avant même de publier une offre d'emploi, vous devez mettre en place plusieurs éléments :
Identifier votre convention collective
Chaque entreprise est rattachée à une convention collective en fonction de son activité principale (code NAF/APE). Elle détermine les salaires minimaux, les primes, les congés supplémentaires et les règles spécifiques à votre secteur.
S'inscrire auprès des organismes sociaux
URSSAF (cotisations sociales), caisse de retraite complémentaire (Agirc-Arrco), organisme de prévoyance, mutuelle d'entreprise. La plupart de ces inscriptions se font automatiquement via la DPAE.
Adhérer à un service de santé au travail
Obligatoire dès le premier salarié. Vous devez adhérer à un SPST (Service de Prévention et de Santé au Travail) de votre zone géographique.
Choisir une solution de paie
Logiciel de paie, expert-comptable, ou service de paie externalisé. Le choix dépend de votre budget et de vos compétences en paie. Consultez notre guide des logiciels de paie gratuits.
La DPAE : la déclaration obligatoire avant toute embauche
La Déclaration Préalable À l'Embauche (DPAE) est la première formalité obligatoire. Elle doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l'embauche et au plus tard le jour de l'embauche, avant la prise de poste effective.
Sanction en cas d'oubli : L'absence de DPAE est assimilée à du travail dissimulé. L'amende peut atteindre 1 500 € par salarié concerné (3 000 € en cas de récidive).
La DPAE se fait en ligne sur net-entreprises.fr ou directement sur le site de l'URSSAF. Elle regroupe plusieurs déclarations en une seule :
| Information requise | Détail |
|---|---|
| Identité de l'employeur | SIRET, raison sociale, adresse |
| Identité du salarié | Nom, prénom, date de naissance, n° de sécurité sociale |
| Date et heure d'embauche | Date de début du contrat |
| Nature du contrat | CDI, CDD, apprentissage, etc. |
| Durée de la période d'essai | Selon le type de contrat et la convention collective |
Le contrat de travail
Le contrat de travail formalise la relation entre l'employeur et le salarié. Pour un CDI à temps plein, le contrat écrit n'est pas obligatoire (sauf si la convention collective l'exige), mais il est vivement recommandé. Pour un CDD, il est obligatoire.
Les mentions essentielles d'un contrat de travail :
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Les 10 obligations de l'employeur dès le premier salarié
DPAE — Déclaration préalable à l'embauche (avant la prise de poste)
Contrat de travail — Rédigé et signé par les deux parties
Registre unique du personnel — Obligatoire dès le premier salarié
Visite d'information et de prévention — Dans les 3 mois suivant l'embauche
Affichage obligatoire — Horaires, convention collective, consignes de sécurité, etc.
Mutuelle d'entreprise — Obligatoire, financée à 50% minimum par l'employeur
Document unique d'évaluation des risques (DUERP) — Obligatoire dès le premier salarié
Bulletin de paie — Remis chaque mois avec les mentions obligatoires
DSN mensuelle — Déclaration Sociale Nominative à transmettre chaque mois
Prélèvement à la source — Collecter et reverser l'impôt sur le revenu du salarié
La première fiche de paie
La fiche de paie est le document le plus redouté des dirigeants qui embauchent pour la première fois. Elle doit contenir des dizaines de lignes de cotisations, toutes calculées selon des taux précis. Une erreur peut entraîner un redressement URSSAF.
C'est pourquoi nous recommandons fortement d'utiliser un logiciel de paie ou de faire appel à un expert, plutôt que de tenter de faire votre bulletin manuellement sur Excel.
Les aides à l'embauche en 2026
| Aide | Montant | Conditions |
|---|---|---|
| Aide apprentissage | 6 000 € | Toute entreprise, 1ère année |
| RGDU | Variable | Salaire < 3 SMIC |
| Aide ZRR | Variable | Zone de revitalisation rurale |
| Aide emploi franc | 5 000 €/an | Salarié résidant en QPV, CDI |
Les 5 erreurs à éviter
Oublier la DPAE
Amende de 1 500 € à 3 000 € et risque de requalification en travail dissimulé.
Ne pas vérifier la convention collective
Risque de payer en dessous du minimum conventionnel, ce qui expose à un rappel de salaire.
Faire la paie sur Excel
Les taux de cotisation changent régulièrement. Un tableur n'est pas mis à jour automatiquement.
Oublier la mutuelle obligatoire
Depuis 2016, tout employeur doit proposer une mutuelle financée à 50% minimum.
Ne pas faire la DSN
La DSN est obligatoire chaque mois. Son absence entraîne des pénalités de retard.
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